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Registrierkassa: So prüft man die Jahresbelege

Bis 15. Februar müssen alle Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkassa den Jahresbeleg prüfen und dem Finanzamt übermitteln.

Erfolge

Seit April 2017 müssen Registrierkassen über eine Sicherheitseinrichtung verfügen, um die gespeicherten Daten vor Manipulation zu schützen. Einer der Sicherheitsaspekte ist die Prüfung und Übermittlung des Jahresbelegs. Für die Prüfung gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Wenn man eine klassische Registrierkassa verwendet, erfolgt die Prüfung in drei Schritten: Zuerst wird der Jahresbeleg ausgedruckt. Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Wie der Monats- bzw. Jahresbeleg zu erzeugen ist, findet sich in der Bedienungsanleitung der Kassa oder kann beim Kassenhersteller oder -händler nachgefragt werden. Beim Ausdruck muss sichergestellt sein, dass die Signaturerstellungseinheit an der Registrierkassa angesteckt und betriebsbereit ist. Im zweiten Schritt wird der QR-Code (Quick Response-Code) am Jahresbeleg mit der Handy-App des Finanzministeriums gescannt. Im dritten Schritt wird der Jahresbeleg geprüft: Der eingescannte QR-Code wird durch Eingabe des Authentifizierungscodes automatisch geprüft und das Ergebnis an das Finanz-Online-Konto geschickt. Falls das Handy schon zur Kontrolle des Startbeleges verwendet wurde, ist der Code bereits gespeichert und muss nicht nochmals eingegeben werden. Ansonsten kann er jederzeit bei FinanzOnline unter der Funktion „Verwaltung von Authentifizierungscodes für Prüf-App für Kassenbelege” aufgerufen werden. Auf dieser Seite wird mit der Funktion „Code anfordern” ein zwölfstelliger Code erzeugt und auf der Liste angezeigt. Bereits früher angeforderte Codes stehen ebenfalls auf dieser Liste und können für die Prüfung des Jahresendbeleges verwendet werden. Eine erfolgreiche Prüfung wird durch ein grünes Häkchen in der App angezeigt.
  2. Verwendung des Webservice zur Registrierkassenmeldung auf FinanzOnline: Manche Kassensysteme bieten die Möglichkeit, direkt aus dem Kassensystem die Kassen anzumelden und alle Meldungen sowie die Überprüfung des Start- und Jahresbeleges automatisch zu machen. Dann muss der Jahresbeleg nicht ausgedruckt und geprüft werden.
  3. Unternehmen, die mangels technischer Möglichkeiten (kein Internetzugang, kein Smartphone) diese Meldungen nicht durchführen können und auch keinen Parteienvertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben, können den ausgedruckten Jahresbeleg mit einem Formular, das man beim Finanzamt anfordert, übermitteln.

Fristen der Erstellung

Unternehmer müssen den Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, erstellen und nach dem Ausdrucken aufbewahren. Bei Saisonbetrieben kann dieser Vorgang auch zu Saisonende, spätestens jedoch bis zum 15. Februar des Folgejahres, vorgenommen werden. Sollte die unternehmerische Tätigkeit bereits vorher wieder aufgenommen werden, muss der Jahresbeleg spätestens vor dem ersten Barumsatz im neuen Jahr erstellt werden. Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Jahresbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, sofern dieser zeitnah stattfindet.

Bei Betrieben, die rund um die Uhr geöffnet haben, kann der Jahresbeleg auch vor oder nach Mitternacht erstellt werden, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt. Der Zeitpunkt der Erstellung soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.

Quelle: Wiener Wirtschaft

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